Grote gids voor verhuurders in 2025
Goede communicatie met je huurders is één van de belangrijkste succesfactoren binnen de verhuurbranche. In 2025 verwachten gasten duidelijkheid, snelheid, transparantie en vooral gemak. Of je nu een vakantiehuis, B&B, glampingaccommodatie, tiny house, camper of appartement verhuurt—de manier waarop jij communiceert bepaalt voor een groot deel hoe gasten hun verblijf beoordelen.
Sterker nog: onderzoek van o.a. Airbnb en Booking.com laat zien dat goede communicatie en klantenservice direct invloed hebben op:
- het aantal boekingen
- de reviewscore
- de kans dat gasten terugkeren
- de prijs die je kunt vragen
- je algemene betrouwbaarheid als verhuurder
In deze uitgebreide gids leer je stap voor stap hoe je slim communiceert voor, tijdens én na het verblijf van je gasten. Inclusief praktische voorbeelden, templates en digitale tools waar verhuurders in 2025 niet meer zonder kunnen.
1. Voor het verblijf: duidelijke en complete communicatie
De meeste misverstanden, klachten en last-minute vragen ontstaan omdat gasten vooraf niet voldoende informatie krijgen. Hoe completer, hoe beter. Duidelijke pre-stay communicatie zorgt voor een stressvrij begin van het verblijf, voor jou én voor de huurder.
1.1 Wat je standaard moet communiceren vóór aankomst
Stuur deze informatie minimaal een week van tevoren (bij voorkeur automatisch):
✔ Aankomst- en vertrektijden
Wees hier heel specifiek in. Vermijd vage teksten zoals “in de middag aankomen”.
✔ Routebeschrijving + navigatieadres
Platforms zoals Airbnb tonen dit niet altijd goed. Verstuur daarom zelf een duidelijke route, inclusief parkeerinstructies.
✔ Sleuteloverdracht
Digitaal, codebox, sleutelkluis, persoonlijke ontvangst, gasten willen vooraf duidelijkheid.
✔ Huisregels
Houd ze kort, overzichtelijk en vriendelijk. Vermijd lange juridische teksten.
✔ Wifi-informatie
Zet het wachtwoord al in de aankomstmail.
✔ Omgevingstips
Richt je op praktische info: supermarkt, restaurants, openbaar vervoer, tankstation, huisarts.
1.2 Template: perfecte pre-stay mail
(Kant-en-klaar te gebruiken)
Onderwerp: Informatie voor jouw verblijf – [Naam accommodaties]
Hallo [Naam],
Wat leuk dat jullie binnenkort bij ons verblijven! Hieronder vind je alle praktische informatie voor een ontspannen aankomst.
Aankomsttijd: vanaf 15:00
Vertrektijd: uiterlijk 10:00
Adres: [Adres inclusief navigatielink]
Parkeren: [Instructies]
Sleutels: [Uitleg sleutelkluis / ontvangst]
Wifi: netwerk: [naam] – wachtwoord: [ww]Handige tips in de buurt:
– Supermarkt: [locatie + link Google Maps]
– Restauranttip: [naam + link]
– Wandelroute: [link naar route.nl]Heb je nu al vragen? Laat het gerust weten.
Hartelijke groet,
[Naam verhuurder]
2. Tijdens het verblijf: bereikbaar, snel en behulpzaam
Gasten beoordelen je communicatie vaak méér dan de accommodatie zelf. Je hoeft niet 24/7 beschikbaar te zijn, maar wél duidelijk.
2.1 Wat gasten verwachten tijdens hun verblijf
Snel en vriendelijk reageren
Volgens Booking.com verwachten reizigers een reactietijd van maximaal 30 minuten voor urgente vragen.
Oplossingsgericht werken
Fouten gebeuren, maar hoe je ermee omgaat bepaalt de review.
Behulpzame houding
Een korte check-in: “Is alles naar wens?” wordt enorm gewaardeerd.
2.2 Hoe blijf je bereikbaar zonder dat het veel tijd kost?
Gebruik digitale tools zoals:
- WhatsApp Business – ideaal voor snelle communicatie
- Bookedin reserveringssysteem – automatische berichten & gastcommunicatie
- Mailchimp / Flowmailer – automatische e-mails
- Airbnb app – als je via Airbnb verhuurt
- Signal, Telegram – voor privacybewuste gasten
2.3 Veelvoorkomende situaties & hoe je reageert (templates)
“Er is iets stuk.”
Wat vervelend om te horen! Ik zorg dat dit zo snel mogelijk wordt opgelost. Ik houd jullie op de hoogte en bied alvast een tijdelijk alternatief indien nodig.
“Hoe werkt de verwarming?”
Geen probleem! Hieronder staat een korte uitleg. Ik stuur ook even een foto mee zodat het duidelijk is.
“Kunnen we later uitchecken?”
Ik kijk graag even met jullie mee. Als de planning het toelaat, is een late check-out tot [tijd] mogelijk. Ik laat het binnenkort weten.
Tip: houd veelgestelde vragen paraat zodat je sneller kunt reageren.
3. Persoonlijke touch: kleine moeite, groot effect
In een tijd waar steeds meer verhuur geautomatiseerd is, onderscheiden verhuurders zich juist door persoonlijke aandacht.
3.1 Ideeën voor een persoonlijke, gastvrije ervaring
- Handgeschreven kaartje op tafel
- Klein welkomstpakketje (koffiecups, thee, lokale lekkernij)
- Persoonlijke aanbevelingen (“Onze favoriete bakker is…”)
- Korte, warme begroeting bij aankomst
3.2 Hoe een persoonlijke touch je reviews beïnvloedt
Platforms zoals Airbnb hebben bevestigd dat:
- Persoonlijke communicatie leidt tot hoger vertrouwen
- Gasten sneller 5-sterrenreviews geven
- Er meer kans is op herhaalboekingen
4. Na het verblijf: goede follow-up & slimme reviewstrategie
Veel verhuurders laten kansen liggen door na vertrek niets meer van zich te laten horen. Terwijl de periode direct na het verblijf hét moment is waarop gasten warm staan voor feedback.
4.1 Stuur altijd een bedankbericht
Kort, vriendelijk en persoonlijk.
Bedankt voor jullie verblijf! We hopen dat jullie een fijne tijd hebben gehad. Mocht er iets zijn dat we kunnen verbeteren, dan horen we dat graag.
4.2 Vraag actief om reviews
Neem dit op in je automatische communicatie. Goede plekken om reviews te verzamelen:
- Google Reviews (sterke SEO-waarde)
- Booking.com / Airbnb
- Eigen website met BookedIn reviewmodule
4.3 Waarom reviews belangrijker worden in 2025
Vanwege:
- hogere concurrentie
- algoritmes van Airbnb & Booking die goede communicatie belonen
- gasten die steeds meer waarde hechten aan betrouwbaarheid
5. Digitale tools die communicatie efficiënter maken (2025)
Slimme tools besparen tijd en verbeteren je professionaliteit:
– WhatsApp Business Automations
Labels, snelle antwoorden en automatische begroetingen.
– BookedIn reserveringssysteem
Automatische pre- en post-stay e-mails, chatopties, reviewverzoeken.
– Chatbots / AI-assistenten
Voor basisvragen zoals wifi-info en huisregels.
– Online documenten & handleidingen
Bijv. via Notion, Google Drive of een digitale guestbook app.
– Social media (Instagram, TikTok)
Direct contact met nieuwe en terugkerende gasten.
